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会議は、どう行うべきか?

仕事だけに限らず、地域の会合など、様々な状況で、会議に参加する機会があるだろう。

しかし、本当に、生産性が高いと感じる会議はほんのわずかだ。ほとんどは必要以上に時間をかけ過ぎている。

大勢が参加する会議では、少しの時間のロスは、多くの人の時間を奪うことになる。従って、進行の責任者は、事前準備や、最適な資料作りを行なった上で、会議に望まなければならない。

何のための会議か

会議を行う理由は、参加者が、共有しなければならない情報や、参加者で決定すべき事項があるからだ。

参加者の一部の人にしか、関係のない話題であれば、その人達だけが集まって決めるべきなのだ。

まず、会議で取り上げるべき事項であるか否かを明確にし、その上で、審議事項なのか、報告事項なのかを区分しなければならない。

要領を得た説明をする

そして、ポイントを絞り、資料を上手く使い説明を行うことになる。しかし、これも人によって大きな差があり、多くを話し過ぎる人がいると、それだけで会議は長くなってしまう。また、資料も多ければいいというものでもなく、全く読むことのない資料は添付する必要はないのだ。

それを避けるためには、持ち時間をあらかじめ決めておき、何があろうとその時間以上は話さないことにしておけば、必然的に重要なことしか話さなくなる。

また、添付資料のページ数もMax何枚までと決めておけば良い。

完結に資料をまとめるには、それなりの知恵が必要だが、資料枚数を限定すれば、その訓練にもなる。

会議によって、人の能力が見える

会議の進行の仕方や、発言などから、個人の能力は顕著に現れる。従って、会議を通して、人材育成や、リーダーシップの向上に繋げることもできる。

折角の貴重な時間を使った会議なので、最大限にその時間を有効に活用したいものだ。